2015.12月例会「あなたの企業は大丈夫？情報漏えい対策」

投稿日：2016/02/12｜投稿者：HP管理委員

サブテーマ「マイナンバー制度で更に問われる情報管理」

第2研修委員会が担当しました12月例会は、マイナンバー制度について理解を深める例会としました。皆さんご存知のとおり、2016年1月からマイナンバー制度の利用が開始されます。そこで、例会前の11月中旬、YEGメンバーに事前アンケート調査を行い、制度への対応状況、関心事、不安などについて回答いただきました。

その結果、制度への対応が進んでいない企業の割合が高く、手続きや利用範囲に大きな関心を持っていることが分かり、例会では、マイナンバー制度の市民周知を深めるために市内各所でセミナー講師を務めている北見市企画財政部IT推進課長・芦田修一氏をお迎えし、マイナンバー制度の運用方法と安全な情報管理についてご講演をいただきました。

マイナンバー制度の概要について「収集する際にはしっかりと使用目的を従業員に周知することが大事。文書通知、就業規則、社内掲示のいずれかで伝えましょう」など収集の際の注意点をはじめ、事務処理の適用範囲や情報漏えい時の罰則規定などの話がありました。
また情報漏えい対策では、「金庫の用意やネット環境対策などにお金をかけることと思いがちですが、何よりも書類をきちんと引き出しにしまうといった日常の意識と行動が安全な情報管理の大本です」と、この機会にそれぞれの会社において基本的ルールがきちんと守られているか再点検が必要との話がありました。

引き続き委員会メンバーが、運用における注意点や問題点の想定場面を寸劇にて再現。「個人番号カードは免許証のように証明書として利用できるが、裏面はコピーしてはならないこと」「従業員の家族等から個人番号の提出を拒否され、書類に記載できないような場合でも行政機関は受理するが、記載できない顛末をしっかりと記録しておくこと」「個人番号を電話で聴いたり、社員のいる前で声に出すようなことはしてはならないこと」など、講師に解説をいただきました。

最後の質疑応答では、メンバーから「制度実施に伴う会社のリスク・個人のリスクは？」「短期アルバイトでも個人番号の収集は必要か？」といった質問があり、「会社としてはマイナンバーが漏れるようなことがあれば大きな経済的・社会的損失につながります。個人としてはカードを紛失し、情報が漏れてしまうリスクが考えられますが、ナンバーから個人情報を引き出すのは難しく、直ちに被害が起きるというようなリスクは低いと思われます」「短期アルバイトでも源泉徴収票を作成する際に個人番号が必要となるので収集は必要です」との回答がありました。そして例会終了後、マイナンバー制度の概要をまとめた冊子と情報管理対策のチェックシートを出席者全員に配布させていただきました。

反省点としては、限られた時間の中で、アンケート結果を基にマイナンバー制度の概要と運用に重きを置いたため、テーマで掲げた情報管理の部分が不十分になってしまった感は否めません。この点については配布資料を活用いただければと思います。この例会を機に、経営者あるいは経営幹部の皆さん自らが、マイナンバー制度の運用と情報管理ついての理解を深め、今後の業務や情報漏えい対策の意識向上に寄与できれば幸いです。多くのご参加誠にありがとうございました。